Может ли муж оцифровать трудовую книжку жены: правовое разъяснение
- Оцифровать трудовую книжку может только ее владелец через свою электронную подпись.
- Мужчина может сделать это только при наличии нотариальной или консульской доверенности.
- Без доверенности или личной авторизации действия считаются нарушением закона.
С 10 июня 2021 года в Украине введен учет трудовой деятельности работников в электронной форме в соответствии с Законом от 05.02.2021 № 1217-IX. Переход на электронные трудовые книжки должен завершиться до 10 июня 2026 года.
О том, может ли мужчина оцифровать трудовую книжку жены, мы расспросили юриста юридической компании Максим Боярчуков и Партнеры Ирину Заквацкую.
Может ли кто-то вместо меня оцифровать трудовую книжку
Оцифровка трудовых книжек — это процесс переноса данных из бумажной в электронную форму с целью их дальнейшего хранения и использования в электронной системе персонифицированного учета Пенсионного фонда Украины. Такой подход упрощает доступ граждан к трудовым данным, уменьшает риск потери бумажных книжек и позволяет оперативно учитывать страховой стаж для назначения пенсий.
Подать данные для оцифровки можно самостоятельно, авторизовавшись на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины — portal.pfu.gov.ua, с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), системы Дія или BankID. После входа в личный кабинет нужно загрузить сканированные копии всех заполненных страниц трудовой книжки, подписать их своей КЭП и отправить для обработки.
Цифровизация трудовой книжки не является сложным процессом, сделать это можно самостоятельно, поскольку зайти на сайт Пенсионного фонда можно из любого места, где есть интернет. Авторизация занимает несколько минут, а процесс загрузки сканов трудовой книжки прост и удобен. Но если уже возникает такой вопрос, стоит разобраться, кто и на каких условиях может это сделать вместо работника.
По словам юриста, технически отсканировать трудовую книжку может любой — муж, родственник или знакомый — с согласия владельца книжки. Но подать эти сканы официально в Пенсионный фонд может только само лицо, ведь для этого используется его личная электронная подпись.
— Без электронной подписи владельца система не принимает документы как достоверные. Поэтому оцифровка, выполненная другим лицом без надлежащих полномочий, не будет иметь юридической силы, — подчеркнула юрист.
Это важно, потому что процедура предусматривает личную идентификацию пользователя. Доступ к кабинету на портале Пенсионного фонда является индивидуальным и защищенным, поэтому действия от имени другого лица без официальных полномочий будут расцениваться как нарушение правил защиты персональных данных.
Может ли муж оцифровать трудовую книжку жены, которая находится за границей
Мужчина не может самостоятельно оцифровать трудовую книжку своей жены, даже если она находится за границей, ведь это требует авторизации в ее личном кабинете или использования ее электронной подписи. Использование чужой КЭП запрещено законом Об электронных доверительных услугах, поскольку подпись является персональным аналогом собственноручной подписи.
Эксперт подчеркнула, что физически никто не может запретить жене передать файл своей электронной подписи и пароль мужу, и в таком случае для контролирующих органов (в частности налоговых) операция будет выглядеть так, как будто ее выполнила сама владелица, хотя это категорически не рекомендуется делать.
— Передача файла ЭЦП и пароля лицам, которым вы не доверяете, ставит под угрозу ваши права и может привести к юридической ответственности, ведь любые юридически значимые действия, совершенные с использованием КЭП, будут иметь юридическую силу и будут приписаны владельцу подписи. Кроме того, использование или передача чужих электронных подписей может нарушать требования законодательства об электронных доверительных услугах и защите персональных данных, — отметила Ирина Заквацкая.
Можно ли оформить доверенность на оцифровку трудовой книжки на другое лицо
По словам юриста, в случае, когда жена находится за границей или по другим причинам не может подать документы самостоятельно, она может уполномочить другое лицо — например, мужа или родственника — сделать это от ее имени. Для этого необходимо оформить доверенность, в которой будет четко указано право представителя подавать документы и сведения в Пенсионный фонд, в том числе сканированные копии трудовой книжки для ее оцифровки.
— Такую доверенность можно заверить в консульском учреждении Украины за рубежом или у нотариуса в стране пребывания. Тогда представитель может обратиться в сервисный центр Пенсионного фонда в Украине и подать документы в бумажном виде от имени доверителя, — отметила эксперт.
Юрист предупредила, что процедура оцифровки касается персональных данных, поэтому их обработка без согласия лица или без надлежащим образом оформленных полномочий является нарушением Закона Украины О защите персональных данных.
Следовательно, без надлежащей доверенности или без участия самого лица через его электронную идентификацию оцифровка его трудовой книжки третьими лицами не предусмотрена законодательством.
Оптимальным решением будет — позаботиться о собственной авторизации на портале, в электронном кабинете Пенсионного фонда (даже находясь за границей, если есть КЭП или Дия) или заранее оформить соответствующую доверенность на представителя в Украине, чтобы избежать сложностей с внесением данных в электронную трудовую книжку.
