З 10 червня 2021 року в Україні розпочалася диджиталізація документів. Це означає, що всі дані про трудову діяльність працівників будуть фіксуватися в електронному вигляді в реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України. Але не всі роботодавці знають, як оцифрувати трудову книжку працівника.
Навіщо оцифровувати трудову книжку
Електронні дані легше зберігати та резервувати, що допомагає запобігти втраті важливої інформації. Доступ до цих даних можна отримати з будь-якого місця з використанням інтернету. Це актуально в разі окупації, втрати документів тощо.
Переваги оцифрування трудової книжки:
- Електронний варіант зберігається в захищених базах даних ПФУ, що значно знижує ризик втрати.
- Завдяки оцифруванню працівники та роботодавці отримують доступ до інформації онлайн, без необхідності звертатися до відділень Пенсійного фонду. Це спрощує оформлення пенсій, соціальних виплат.
- Оцифрування запобігає фальсифікації записів про трудову діяльність, адже всі дані зберігаються в електронному вигляді та мають цифровий підпис.
- Планується, що електронна трудова книжка буде використовуватися для автоматичного призначення пенсій, що значно спростить цей процес для громадян.
Як оцифрувати трудову книжку через роботодавця
Роботодавець повинен до 10 червня 2026 року подати до Пенсійного фонду України відомості про трудову діяльність чинних та звільнених працівників.
Оцифрування трудової книжки: як зробити через роботодавця:
- Роботодавець має відсканувати або сфотографувати всі сторінки трудової книжки працівника, де є записи.
- Після цього він повинен заповнити електронну форму на вебпорталі Пенсійного фонду України, внісши дані про трудову діяльність працівника, та завірити електронним цифровим підписом.
Як оцифрувати трудову книжку самостійно
Перед тим як оцифрувати трудову книжку самостійно, працівнику потрібно зареєструватися на вебпорталі Пенсійного фонду України за допомогою електронного цифрового підпису або BankID.
Після цього треба відсканувати або сфотографувати всі сторінки книжки з записами та заповнити онлайн-форму даними про свою трудову діяльність. Прикріпити до форми скани або фото книжки.
Попередньо рекомендується зробити копії всіх сторінок документа. Скани або фото повинні бути чіткими та легко читатися. У разі виявлення помилок в електронній формі на вебпорталі ПФУ їх можна виправити. Після успішного оцифрування трудової книжки, паперовий документ може зберігатися у працівника або вестися паралельно з електронною версією.
Кому варто оцифровувати трудову книжку
Оцифрування трудової книжки в Україні рекомендується всім, хто працює. Це безпечний, зручний та безкоштовний спосіб зберегти важливу інформацію про стаж.
Кому варто оцифрувати трудову книжку:
- Чинним працівникам. Це дозволить легко відстежувати трудовий стаж та надавати роботодавцям підтвердження досвіду роботи.
- Тим, хто шукає роботу. Роботодавцям буде простіше та швидше отримати доступ до інформації кандидатів.
- Працівникам, які мешкають за кордоном. Це спростить отримання пенсій та інших соціальних виплат в інших країнах.
- Людям, які втратили або пошкодили свою трудову книжку. Оцифрування допоможе відновити інформацію про всі місця роботи.
Наразі ведення паперових трудових книжок в Україні не є обов’язковим. Їх замінив електронний документ, який формується в автоматичному режимі на основі інформації з реєстру застрахованих осіб.
