Чи може чоловік оцифрувати трудову книжку дружини: правове роз’яснення
- Оцифрувати трудову книжку може лише її власник через свій електронний підпис.
- Чоловік може зробити це лише за наявності нотаріальної чи консульської довіреності.
- Без довіреності чи особистої авторизації дії вважаються порушенням закону.
З 10 червня 2021 року в Україні запроваджено облік трудової діяльності працівників в електронній формі згідно із Законом від 05.02.2021 № 1217-IX. Перехід на електронні трудові книжки має завершитися до 10 червня 2026 року.
Про те, чи може чоловік оцифрувати трудову книжку дружини, ми розпитали у юристки юридичної компанії Максим Боярчуков і Партнери Ірини Заквацької.
Чи може хтось замість мене оцифрувати трудову книжку
Оцифрування трудових книжок — це процес перенесення даних з паперової у електронну форму з метою їх подальшого зберігання та використання в електронній системі персоніфікованого обліку Пенсійного фонду України. Такий підхід спрощує доступ громадян до трудових даних, зменшує ризик втрати паперових книжок і дозволяє оперативно обліковувати страховий стаж для призначення пенсій.
Подати дані для оцифрування можна самостійно, авторизувавшись на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України — portal.pfu.gov.ua, за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), системи Дія або BankID. Після входу до особистого кабінету потрібно завантажити скановані копії всіх заповнених сторінок трудової книжки, підписати їх своїм КЕП і надіслати для обробки.
Цифровізація трудової книжки не є складним процесом, зробити це можливо самостійно, оскільки зайти на сайт Пенсійного фонду можна з будь-якого місця, де є інтернет. Авторизація займає кілька хвилин, а процес завантаження сканів трудової книжки простий і зручний. Але якщо вже таке питання постає, варто розібратися, хто і на яких умовах може це зробити замість працівника.
За словами юристки, технічно відсканувати трудову книжку може будь-хто — чоловік, родич чи знайомий — за згодою власника книжки. Але подати ці скани офіційно до Пенсійного фонду може лише сама особа, адже для цього використовується її особистий електронний підпис.
– Без електронного підпису власника система не приймає документи як достовірні. Тому оцифрування, виконане іншою особою без належних повноважень, не матиме юридичної сили, – наголосила правчиня.
Це важливо, тому що процедура передбачає особисту ідентифікацію користувача. Доступ до кабінету на порталі Пенсійного фонду є індивідуальним і захищеним, тому дії від імені іншої особи без офіційних повноважень будуть розцінюватися як порушення правил захисту персональних даних.
Чи може чоловік оцифрувати трудову книжку дружини, яка перебуває за кордоном
Чоловік не може самостійно оцифрувати трудову книжку своєї дружини, навіть якщо вона перебуває за кордоном, адже це потребує авторизації в її особистому кабінеті або використання її електронного підпису. Використання чужого КЕП заборонене законом Про електронні довірчі послуги, оскільки підпис є персональним аналогом власноручного підпису.
Екпертка наголосила, що фізично ніхто не може заборонити дружині передати файл свого електронного підпису та пароль чоловікові, і в такому випадку для контролюючих органів (зокрема податкових) операція виглядатиме так, ніби її виконала сама власниця, хоча це категорично не рекомендовано робити.
– Передача файлу ЕЦП і пароля особам, яким ви не довіряєте, ставить під загрозу ваші права та може призвести до юридичної відповідальності, адже будь-які юридично значимі дії, здійснені з використанням КЕП, матимуть правову силу і будуть приписані власникові підпису. Крім того, використання чи передача чужих електронних підписів може порушувати вимоги законодавства про електронні довірчі послуги та захист персональних даних, – зазначила Ірина Заквацька.
Чи можна оформити довіреність на оцифрування трудової книжки на іншу особу
За словами юристки, у випадку, коли дружина перебуває за кордоном або з інших причин не може подати документи самостійно, вона може уповноважити іншу особу — наприклад, чоловіка чи родича — зробити це від її імені. Для цього необхідно оформити довіреність, у якій буде чітко зазначено право представника подавати документи та відомості до Пенсійного фонду, у тому числі скановані копії трудової книжки для її оцифрування.
– Таку довіреність можна посвідчити в консульській установі України за кордоном або в нотаріуса в країні перебування. Тоді представник може звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду в Україні та подати документи у паперовому вигляді від імені довірителя, – зауважила експертка.
Юристка попередила, що процедура оцифрування стосується персональних даних, тому їх обробка без згоди особи або без належним чином оформлених повноважень є порушенням Закону України Про захист персональних даних.
Отже, без належної довіреності або без участі самої особи через її електронну ідентифікацію, оцифрування її трудової книжки третіми особами не передбачене законодавством.
Оптимальним рішенням буде — подбати про власну авторизацію на порталі, в електронному кабінеті Пенсійного фонду (навіть перебуваючи за кордоном, якщо є КЕП чи Дія) або завчасно оформити відповідну довіреність на представника в Україні, щоб уникнути складнощів із внесенням даних до електронної трудової книжки.
