Деякі документи допомагають організувати роботу. Одним з них є службова записка, яка сприяє оперативності ухвалення керівних рішень.
Що таке службова записка
Службова записка – документ, який найчастіше використовують всередині підприємств та організацій між співробітниками.
Офіційно немає затвердженого єдиного зразка записки, тому найчастіше її пишуть у довільному форматі. Проте існує єдине правило – відповідний документ не пишуть один одному керівники рівнозначних посад.
Навіщо потрібна службова записка
Такий документ необхідний для комунікації між співробітниками однієї організації. Він дозволяє у стислий термін повідомити безпосереднього керівника про проблему на підприємстві, погодити план дій у кризовій ситуації з колегами, закликати шефа ухвалити розпорядження або виділити премію найвідповідальнішим працівникам.
Службова записка – це так зване листування всередині структурного підрозділу. Деякі організації зберігають їх для звіту про матеріальні витрати, проте такий документ варто підтвердити чеками чи іншими фінансовими звітами.
Як пишеться службова записка
Кожне підприємство складає свої зразки написання службової записки, оскільки немає єдиного затвердженого формату цього документа.
Співробітник може написати її від руки, це не вважатиметься помилкою. Однак необхідно зазначити такі дані:
- одержувача записки та його посаду;
- суть проблеми;
- можливі способи її вирішення (прохання, виділення коштів чи премії);
- адресата записки;
- дату написання.
Зразок службової записки
Наприклад, як керівник підрозділу, ви хочете преміювати відповідального співробітника за хорошу роботу. Тоді вам потрібно написати записку начальнику підприємства із проханням виділити премію найкращому працівникові.
У такому разі потрібно коротко написати досягнення співробітника на посаді (значне перевиконання плану продажу, прояв креативу та організація прибуткової рекламної кампанії, підвищення продуктивності, відповідальність та інше).
Або ви можете написати записку головному бухгалтеру з проханням виділити кошти на необхідне канцелярське приладдя, форму, ремонт робочих приміщень, фінансування промокампанії чи інше.
Тоді треба охарактеризувати, що саме потрібно для продуктивної роботи підприємства, вказати необхідну суму, адресата та посаду, дату написання та залишити свій підпис на документі.