Шаг 1. Напишите имя или организацию, от которой осуществляется запрос
Согласно Порядку выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок (копий, выписок), утвержденному приказом Минюста от 02.03.2015, для оформления запроса нужно указать название организации (для юридического лица) или фамилию и имя (для физического лица).
Шаг 2. Укажите контакты
Юридическое лицо в запросе должно указать:
- местонахождение организации;
- контактный номер телефона;
- адрес электронной почты.
Физическое лицо указывает:
- фактическое место жительства;
- почтовый индекс;
- электронную почту (при наличии);
- номер телефона.
Шаг 3. Напишите причину запроса
Запрос, конечно, пишется по какой-то причине. Поэтому важно указать вопрос, который вас интересует. Если нужно, можете указать дату и место рождения — свою или человека, о котором ищете информацию.
Для составления генеалогического исследования следует также указать:
- исторический регион Украины, где проживали предки;
- название населенного пункта;
- фамилию предка, для женщины — девичью;
- даты рождения, брака и смерти;
- вероисповедание;
- имущественное положение предка.
Также укажите хронологические рамки запрашиваемой информации.
Шаг 4. Отправьте запрос в архив и ждите ответа
Запрос можно отправить на отделение почты нужного вам архива или на его электронный адрес. Выполнять запрос могут до месяца. Иногда срок может быть продлен до 45 дней.
Бывают случаи, когда заявителю предлагают самостоятельно провести поиск в читальных залах архива.