Закрытие ФЛП не означает, что можно сразу избавиться от всех накопившихся за годы работы документов. Налоговые документы могут потребоваться и после прекращения предпринимательской деятельности, в частности, если возникнут вопросы при проверке.
Факты ICTV узнавали, сколько хранить документы после закрытия ФЛП, какие бумаги нужно оставить и когда начинается отсчет срока.
Сколько лет ФЛП должен хранить документы после его закрытия
Как пояснили в Государственной налоговой службе Украины, обязанность хранить документы установлена в Налоговом кодексе Украины. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов, связанных с исполнением налоговых обязанностей, в течение установленных законом сроков.
Основные сроки определены пунктом 44.3 статьи 44 НКУ.
Для ФЛП существует несколько категорий документов, от которых зависят сроки хранения:
- 1 095 дней (три года) для документов, на которые не распространяются более длительные сроки, предусмотренные подпунктами 44.3.1 и 44.3.2 пункта 44.3 статьи 44 НКУ;
- 1 825 дней (пять лет) для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, в случаях, определенных подпунктом 44.3.2 пункта 44.3 статьи 44 НКУ;
- 2 555 дней (семь лет) для отдельных документов и информации, необходимых для налогового контроля в сфере трансфертного ценообразования, контролируемых иностранных компаний и отдельных доходов нерезидентов в соответствии с подпунктом 44.3.1 пункта 44.3 статьи 44 НКУ.
То есть универсального ответа по срокам хранения документов ФЛП нет. Срок зависит от того, о каких именно документах идет речь.
Когда начинается отсчет
Согласно НКУ, срок хранения документов считается не просто с даты их создания.
Для документов, которые использовались для составления налоговой отчетности, отсчет начинается со дня предоставления соответствующей отчетности. Если отчетность не подавалась, то с предельного срока ее представления.
Для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за которым осуществляют налоговые органы, отсчет ведется со дня соответствующей хозяйственной операции.
Поэтому, например, документ, составленный несколько лет назад, уже не обязательно можно уничтожать. Нужно смотреть, для какой отчетности он использовался и когда она была подана.
Сколько времени хранить документы после закрытия ФЛП
Абзац третий подпункта 44.3.4 пункта 44.3 статьи 44 НКУ предусматривает, что в случае ликвидации налогоплательщика документы за период его деятельности за последние 1 825 дней, то есть пять лет, предшествовавших дате ликвидации, в установленном законодательством порядке передаются в архив.
Для отдельных документов предусмотрен семилетний срок.
Следовательно, после закрытия ФЛП нельзя выбросить документы. Часть документации должна храниться и в предусмотренных законом случаях передаваться в архив.
Почему документы могут понадобиться даже спустя пять лет
Налоговый кодекс предусматривает, что сроки хранения документов продлеваются на период, когда останавливается течение срока давности в случаях, определенных пунктом 102.3 статьи 102 НКУ.
Кроме того, во время военного положения действуют специальные правила, установленные пунктом 69 подраздела 10 раздела ХХ Переходные положения НКУ.
В частности, подпункт 69.36 пункта 69 подраздела 10 раздела ХХ НКУ предусматривает остановку отсчета срока давности по отдельным документальным плановым и внеплановым проверкам, которые не проводятся в соответствии с определенными законом нормами.
Именно поэтому возникает ситуация, когда обычный срок хранения документов уже истек, но ФЛП не следует спешить их уничтожать, если налоговая проверка за соответствующий период не проводилась.
Следовательно, сам факт прекращения предпринимательской деятельности не отменяет необходимости хранить документы за период, когда ФЛП работал.
Особенно это касается первичных документов, подтверждающих осуществление хозяйственных операций, доходы, расходы и другие операции, имеющие значение для налогообложения.
Сколько хранить первичные документы ФЛП
По общему правилу для соответствующих первичных документов применяются сроки, определенные пунктом 44.3 статьи 44 НКУ. Для отдельных категорий это три года, для других — пять или семь лет.
Но если документальная проверка не проводилась, ГНСУ обращает внимание на необходимость хранить первичные документы свыше базового срока, в том числе более пяти лет, поскольку после начала проверки плательщик должен предоставить все документы, связанные с его предметом.
Что следует сделать ФЛП перед закрытием
Перед прекращением деятельности предпринимателю следует не просто закрыть счет и подать документы на прекращение ФЛП, но отдельно упорядочить документацию.
В частности, следует собрать первичные документы, налоговую и другую отчетность, документы по хозяйственным операциям и подтверждение уплаты налогов. Документы лучше разложить по годам и отдельным категориям, чтобы в случае запроса не пришлось искать нужный документ среди большого количества файлов.
Закрытие ФЛП не означает прекращения обязательства по хранению его документов. Минимальный срок может составлять 1 095 дней, но для отдельных документов он увеличивается до 1 825 или 2 555 дней, а при определенных обстоятельствах документы придется хранить и дольше.
