Крок 1. Напишіть ім’я або організацію, від якої здійснюється запит
Згідно з Порядком виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженим наказом Мін’юсту від 02.03.2015, для оформлення запиту потрібно зазначити назву організації (для юридичної особи) або прізвище та ім’я (для фізичної особи).
Крок 2. Вкажіть контакти
Юридична особа у запиті має зазначити:
- місцезнаходження організації;
- контактний номер телефону;
- адресу електронної пошти.
Фізична особа зазначає:
- фактичне місце проживання;
- поштовий індекс;
- електронну пошту (за наявності);
- номер телефону.
Крок 3. Напишіть причину запиту
Запит, звісно, пишеться з якоїсь причини. Тому важливо вказати питання до архіву, яке вас цікавить. Якщо потрібно, можете вказати дату та місце народження – свою або людини, про яку шукаєте інформацію.
Для складання генеалогічного дослідження варто також вказати:
- історичний регіон України, де проживали предки;
- назву населеного пункту;
- прізвище предка, для жінки – дівоче;
- дати народження, шлюбу та смерті;
- віросповідання;
- майновий стан предка.
Також вкажіть хронологічні рамки запитуваної інформації.
Крок 4. Відправте запит в архів та чекайте відповіді
Запит можна відправити на відділення пошти потрібного вам архіву або на його електронну адресу. Виконувати запит можуть до місяця. Інколи термін може бути продовжено до 45 днів.
Бувають випадки, коли заявнику пропонують самостійно провести пошук у читальних залах архіву.