Паперові трудові книжки поступово відходять у минуле, адже тепер кожен має подбати про створення електронного аналога, а саме Електронної трудової книжки.
Ведення трудової діяльності в електронному форматі дозволяє уникнути ризику втрати чи пошкодження документів, а також зручно накопичувати, зберігати й використовувати дані про стаж роботи, освіту та кваліфікацію.
Ця інформація знадобиться під час укладання трудових договорів, оформлення пенсії чи отримання державних послуг онлайн, без необхідності стояти в чергах або збирати паперові документи.
Оцифрування паперових трудових книжок триватиме до 10 червня 2026 року.
Чи можна оцифрувати трудову книжку без КЕП, читайте в нашому матеріалі.
Оцифрування трудової книжки без КЕП: чи можливе
У ПФУ зазначили, що оцифрування може здійснити як сам працівник, так і роботодавець від імені своїх співробітників. Це передбачено законом України Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі №1217-IX від 5 лютого 2021 року.
Подати трудову книжку на оцифрування можна через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України, наклавши електронний підпис.
У Пенсійному фонді України роз’яснили, що навіть якщо користувач заходить на портал не через кваліфікований електронний підпис, а за допомогою альтернативних способів авторизації — наприклад, ID.GOV.UA, Дія.Підпис чи BankID, — процедура все одно вимагає підписання документів.
Після того як користувач заповнить усі необхідні поля, додасть скановані копії документів і натисне кнопку Підписати та відправити в ПФУ, система автоматично відкриє вікно з повідомленням Зчитування приватного ключа.
Тож накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) є обов’язковою умовою, без якої підготовлене звернення не може бути надіслане до Пенсійного фонду для опрацювання. Отже, самостійне оцифрування паперової трудової книжки без КЕП неможливе.
Як оцифрувати трудову книжку без КЕП
Якщо ж людина не має електронного підпису, вона може особисто звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду України.
Для цього потрібно мати з собою паперові документи, що підтверджують стаж (трудова книжка, диплом, атестат, військовий квиток, свідоцтво про народження дитини тощо), а також паспорт або ID-картку та ідентифікаційний код.
