Как проводить результативные рабочие встречи: инструкция к действию
Друзья, давайте поговорим о насущном:
1) О том, что может помочь в работе;
2) Какие знания, приемы и навыки способны повлиять на вашу карьеру и доходы.
Мы обсудим эффективную коммуникацию, то есть как лучше всего проводить результативные встречи с коллегами и руководством.
И здесь я считаю необходимым заметить, что в этой статье речь идет не о манипуляции партнером во время беседы, а о том, чтобы вы выходили из встреч с необходимыми для вас результатами, потому что имеете на это право и надежду.
Вы как сотрудник, участник команды, хотите эффективного взаимодействия в работе, хотите быть услышанным, хотите чтобы вас замечали, ценили, предоставляли нужные ресурсы — будь то финансы, люди или возможности. Поэтому важно строить эффективную коммуникацию.
Варианты переговоров могут быть разнообразными, но сегодня мы поговорим о тех встречах, которые инициируете вы, или на которых вы являетесь главным спикером.
Первое и самое главное — всегда готовьте повестку дня, то есть план встречи. Если встреча с руководством планируется заранее, то идеальным вариантом будет тезисно набросать план и отправить его заранее.
Когда вы назначаете дату в календаре обязательно указывайте тему предстоящей встречи и добавьте участников (отправьте письма тем, кто будет участвовать во встрече, они будут автоматически включены в нее, а в описании встречи также важно указать план).
Укажите — будет ли встреча онлайн или офлайн. Если офлайн — укажите локацию для того, чтобы участники могли легко найти место встречи.
Это создает культуру и показывает ваш профессионализм. Даже если вы коуч, психолог, или работаете в любой сфере услуг — присылайте приглашения на встречи клиентам.
Сделайте это даже если они не пользуются календарем. Это может сослужить вам добрую службу.
После подготовки повестки дня встречи вам нужно подготовить презентацию,
или документ, который содержит более подробную информацию, которую вы хотите обсудить.
Это могут быть графики, или визуальные предложения. Например, если вы хотите обсудить приобретение нового оборудования — покажите документ, где есть исследования, подтверждающие его преимущества.
При подготовке материалов старайтесь использовать единый стиль: одинаковые шрифты, заголовки и размеры текста.
Это поможет вам вести человека через встречу, структурируя ваше время по конкретному плану.
Информация предоставленная вами должна быть полной, исчерпывающей и доступной. В результате каждого слайда или темы вы должны обсуждать то, к чему договорились, тогда вероятность принятия решений по вашим вопросам достигнет 100%.
Что еще очень важно — будьте доброжелательными. Не приходите на встречу с конфликтным настроением, особенно если это встреча с руководством. Предлагайте варианты решения, но не навязывайте собственное мнение. Будьте готовы к тому, что могут возникнуть другие мнения и сомнения.
К каждой теме могут быть аргументы «за» и «против». Если вам скажут, что не хотят покупать оборудование, вы можете привести доказательства того, что инвестируя в него вы, например, повысите имидж компании и сможете использовать его в рекламе.
Предоставьте не просто сухие факты, а приведите обоснования, которые помогут вам аргументировать свою позицию.
Если вы хотите эффективно проводить встречи с коллегами и руководством всегда структурируйте материалы, добавляйте визуальные элементы и будьте готовы к обсуждению.
Это поможет вам согласовывать решения по каждому блоку. И не забывайте, что дискуссии — это нормально. В большинстве случаев могут возникнуть сомнения — здесь ваша задача вступать в аргументацию, приводить факты и примеры.
Уверена, что этот материал был полезным, а проговаривание и осознание, казалось бы, понятных всем ежедневных поступков и действий — является необходимым тренингом; а те из вас, кто уже сегодня начнут использовать предоставленные мной советы — отправлять встречи в календарь, писать повестки, готовить презентации и аргументы к дискуссиям, те сделают важные и победные шаги к успеху.
Всегда ваш мотивирующий коуч.
