С 10 июня 2021 года в Украине началась диджитализация документов. Это означает, что все данные о трудовой деятельности работников будут фиксироваться в электронном виде в реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины. Но не все работодатели знают, как оцифровать трудовую книжку работника.
Зачем оцифровывать трудовую книжку
Электронные данные легче хранить и резервировать, что помогает предотвратить потерю важной информации. Доступ к этим данным можно получить из любого места с использованием интернета. Это актуально в случае оккупации, при потере документов и т. д.
Преимущества оцифровки трудовой книжки:
- Электронный вариант хранится в защищенных базах данных ПФУ, что значительно снижает риск потери.
- Благодаря оцифровке работники и работодатели получают доступ к информации о деятельности работника онлайн, без необходимости обращаться в отделения Пенсионного фонда. Это упрощает оформление пенсий, социальных выплат.
- Оцифровка предупреждает фальсификацию записей о трудовой деятельности, ведь все данные хранятся в электронном виде и имеют цифровую подпись.
- Планируется, что электронная трудовая книжка будет использоваться для автоматического назначения пенсий, что значительно упростит этот процесс для граждан.
Как оцифровать трудовую книжку через работодателя
Работодатель должен до 10 июня 2026 года подать в Пенсионный фонд Украины сведения о трудовой деятельности работающих и уволенных сотрудников.
Оцифровка трудовой книжки: как сделать через работодателя:
- Работодатель должен отсканировать или сфотографировать все страницы трудовой книжки работника, где есть записи.
- После этого он должен заполнить электронную форму на веб-портале Пенсионного фонда Украины, внеся данные о трудовой деятельности работника, и заверить электронной цифровой подписью.
Как оцифровать трудовую книжку самостоятельно
Перед тем как оцифровать трудовую книжку самостоятельно, работнику нужно зарегистрироваться на веб-портале Пенсионного фонда Украины с помощью электронной цифровой подписи или BankID.
После этого надо отсканировать или сфотографировать все страницы книжки с записями и заполнить онлайн-форму на веб-портале ПФУ с данными о своей трудовой деятельности. Прикрепить к форме сканы или фото книжки.
Предварительно рекомендуется сделать копии всех страниц документа. Сканы или фото должны быть четкими и легко читаемыми. В случае обнаружения ошибок в электронной форме на веб-портале ПФУ их можно исправить. После успешной оцифровки трудовой книжки бумажный документ можно вести по желанию работника.
Кому стоит оцифровывать трудовую книжку
Оцифровка трудовой книжки в Украине рекомендуется всем, кто работает. Это безопасный, удобный и бесплатный способ сохранить важную информацию о стаже.
Кому стоит оцифровать трудовую книжку:
- Работающим людям. Это позволит легко отслеживать трудовой стаж и предоставлять работодателям подтверждение опыта работы.
- Ищущим работу. Работодателям проще и быстрее получить доступ к информации кандидатов.
- Работникам, проживающим за рубежом. Это упростит получение пенсий и других социальных выплат в других странах.
- Людям, которые потеряли или повредили свою трудовую книжку. Оцифровка поможет восстановить информацию обо всех местах работы.
Сейчас ведение бумажных трудовых книжек в Украине не является обязательным. Их заменил электронный документ, который формируется в автоматическом режиме на основе информации из реестра застрахованных лиц.
