Як проводити результативні робочі зустрічі: інструкція до дії
Друзі, давайте поговоримо про насущне:
1) Про те, що може допомогти в роботі;
2) Які знання, прийоми та навички здатні вплинути на вашу кар’єру та доходи.
Ми обговоримо ефективну комунікацію, себто як найкраще проводити результативні зустрічі з колегами та керівництвом.
І тут я вважаю за необхідне зауважити, що у цій статті йдеться не про маніпуляції партнером під час бесіди, а про те, щоб ви виходили з зустрічей із необхідними для вас результатами, бо маєте на це право та сподівання.
Ви як співробітник, учасник команди, бажаєте ефективної взаємодії в роботі, хочете бути почутим, волієте щоб вас помічали, цінували, надавали потрібні ресурси – будь то фінанси, люди чи можливості. Тому важливо будувати ефективну комунікацію.
Варіанти перемовин можуть бути різноманітними, але сьогодні ми поговоримо про ті зустрічі, які ініціюєте ви, або на яких ви є головним спікером.
Перше й найголовніше – завжди готуйте порядок денний, тобто план зустрічі. Якщо зустріч із керівництвом планується заздалегідь, то ідеальним варіантом буде тезово накидати план та надіслати його заздалегідь.
Коли ви призначаєте дату у календарі обов’язково вказуйте тему майбутньої зустрічі та додайте учасників (надішліть листи тим, хто братиме участь у зустрічі, вони будуть автоматично включені до неї, а в описі зустрічі також важливо вказати план).
Зазначте – чи буде зустріч онлайн, чи офлайн. Якщо офлайн – вкажіть локацію задля того, щоб учасники могли легко знайти місце зустрічі.
Це створює культуру та показує ваш професіоналізм. Навіть якщо ви коуч, психолог, або працюєте у будь якій сфері послуг – надсилайте запрошення на зустрічі клієнтам.
Зробіть це навіть якщо вони не користуються календарем. Це може послужити вам добру службу.
Після підготовки порядку денного зустрічі вам потрібно підготувати презентацію,
або документ, який містить більш детальну інформацію, яку ви хочете обговорити.
Це можуть бути графіки, або візуальні пропозиції. Наприклад, якщо ви хочете обговорити придбання нового обладнання – покажіть документ, де є дослідження, що підтверджують його переваги.
Під час підготовки матеріалів намагайтеся використовувати єдиний стиль: однакові шрифти, заголовки та розміри тексту.
Це допоможе вам вести людину через зустріч, структуруючи ваш час за конкретним планом.
Інформація надана вами має бути повною, вичерпною та доступною. В результаті кожного слайду чи теми ви маєте обговорювати те, до чого домовились, тоді ймовірність прийняття рішень стосовно ваших питань сягне 100%.
Що ще дуже важливо – будьте доброзичливими. Не приходьте на зустріч із конфліктним настроєм, особливо якщо це зустріч із керівництвом. Пропонуйте варіанти рішення, але не нав’язуйте власну думку. Будьте готові до того, що можуть виникнути інші думки та сумніви.
До кожної теми можуть бути аргументи “за” та “проти”. Якщо вам скажуть, що не хочуть купувати обладнання, ви можете привести докази того, що інвестуючи в нього ви, наприклад, підвищите імідж компанії та зможете використовувати його в рекламі.
Надайте не просто сухі факти, а приведіть обґрунтування, які допоможуть вам аргументувати свою позицію.
Якщо ви хочете ефективно проводити зустрічі з колегами та керівництвом завжди структуруйте матеріали, додавайте візуальні елементи та будьте готові до обговорення.
Це допоможе вам погоджувати рішення щодо кожного блоку. І не забувайте, що дискусії – це нормально. У більшості випадків можуть виникнути сумніви – тут ваше завдання вступати в аргументацію, наводити факти та приклади.
Впевнена, що цей матеріал був корисним, а проговорення та усвідомлення, гадалося б, зрозумілих усім щоденних вчинків та дій – є необхідним тренінгом; а ті з вас, хто вже сьогодні почнуть використовувати надані мною поради — відправляти зустрічі в календар, писати повістки, готувати презентації та аргументи до дискусій, ті зроблять важливі та переможні кроки до успіху.
Завжди ваша мотивуюча коуч.
