Что такое авансовый отчет и как правильно оформить в 2024 году — объяснение бухгалтера

С 2023 года вступили в силу новые правила составления авансового отчета. Речь идет о приказе Министерства финансов О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 28 сентября 2015 г. № 841 в редакции от 09.05.2023 г. № 239.

Чтобы вам было проще разобраться с тем, как правильно оформлять авансовый отчет в 2024 году, Факты ICTV пообщались с бухгалтером Татьяной Хаврона.

Что такое авансовый отчет

— Авансовый отчет — это документ (отчет работника) о расходовании средств, выданных заранее предприятием для выполнения определенного служебного поручения, а именно командировочные расходы, закупка материальных ценностей, оплата услуг связи и другие операции, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, – объясняет бухгалтер.

Она отмечает, что средства, которые были не израсходованы, придется вернуть.

— Неизрасходованные средства после выполнения поручения или окончания командировки следует вернуть в установленные сроки, которые ниже будут указаны, — добавляет специалист.

В авансовый отчет, в частности, вносятся сведения об использовании средств, выданных на командировку.

Что именно входит в командировочные расходы:

• расходы на проезд (в том числе, перевозка багажа, бронирование транспортных билетов). Речь идет как о проезде к месту командировки и обратно, так и по месту, где она проходит (в том числе, на арендованном транспорте);
• компенсация за проживание в отелях или мотелях. Более того, в эту стоимость входят расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья);
• средства на наем других жилых помещений;
• расходы на телефонную связь;
• компенсация за оформление необходимых документов: загранпаспортов, разрешений на въезд, т.е. виз, обязательное страхование, а также другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
• другие расходы, связанные с целью командировки работника.

— Все расходы, которые указываются в авансовом отчете, должны быть подтверждены документально, а именно чеки, квитанции, билеты, страховые полисы и т.д. Не относятся к расходам на командировку покупка алкогольных и табачных изделий, мероприятия и т.д., — отмечает Татьяна Хаврона.

Кому нужно подавать авансовый отчет 2024 и в какие сроки

По словам бухгалтера, 1 апреля 2023 года обновлена процедура отчетности о командировочных средствах. Работники (подотчетные лица) должны составить авансовый отчет и предоставить все подтверждающие документы до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик завершает такую командировку или завершает выполнение поручения предприятия, выдавшего средства под отчет.

— То есть если в январе работник вернулся из командировки или совершил определенные оплаты из предоставленных ему средств, то отчитываться он должен до конца февраля. Важно отметить, что неиспользованные средства работник должен вернуть вместе с подачей авансового отчета, потому что в противном случае они будут обложены налогом с доходов физических лиц в размере 18% от суммы и удержаны из заработной платы, — добавляет Хаврона.

Пример авансового отчета 2024

Новая форма авансового отчета утверждена приказом Минфина О внесении изменений в приказ Министерства финансов Украины от 28 сентября 2015 г. № 841″ от 09.05.2023 г. № 239 .

— В этом документе работник указывает дату, свои данные (ФИО, код), сумму и дату полученных средств, сумму перерасхода или неизрасходованных средств, а также в последней таблице производит описание расходов, понесенных работником, указав по каждому документу номер, дату, сумму и название приобретенного товара/услуги (издержки). Остальное заполняет бухгалтер или уполномоченное лицо предприятия, — отмечает бухгалтер.

Источник: БИП