Часто предприниматели не задумываются о важности первичных документов или не знают, какие именно документы должны быть в наличии и сколько храниться.
Факты ICTV рассказывают, что такое первичные документы ФЛП, кому они нужны и что именно нужно хранить — подробнее читайте в материале.
Что такое первичные документы ФЛП
Согласно ст.1 Закона Украины О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине, первичные документы — это документы, в которых содержатся сведения о хозяйственных операциях и которые созданы в письменной или электронной форме. Определение первичного документа также содержится в Положении о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете.
Первичные документы должны содержать следующую информацию:
- название документа и дату его составления;
- содержание и объем хозяйственной операции;
- наименование субъекта хозяйствования, от имени которого составлен соответствующий документ;
- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо;
- ответственное лицо за осуществление хозяйственной операции.
Кому нужны первичные документы
Бухгалтер Николай Кархут прокомментировал, что вопрос первичной документации нужно рассматривать для каждого ФЛП индивидуально. Для определенных категорий предпринимателей первичные документы обязательны согласно закону.
Первичные документы должны иметь предприниматели, которые продают рисковые группы товаров.
К рисковой группе относятся:
- подакцизные товары — алкоголь, табак;
- технически сложные бытовые товары — компьютеры, техника (товары согласно утвержденного перечня Кабмина от 16 марта 2017 года № 231);
- медицинские изделия;
- ювелирные изделия.
Эти предприниматели обязательно должны иметь первичные документы на весь ассортимент товара, который они продают.
Если говорить о ФЛП, которые не торгуют рисковыми товарами, им согласно закону первичные документы не нужны. Но им желательно иметь первичные документы с практической точки зрения.
— Есть такое понятие, как финансовый монитор со стороны банковских и небанковских финансовых учреждений. Если предприниматель занимается онлайн-торговлей через Новую почту и принимает средства безналично, тогда Новая почта (Нова пей) или банк могут заблокировать средства и попросить предоставить подтверждающие документы, чтобы доказать легальность своей деятельности и факт уплаты налогов, — отметил Николай Кархут.
В таком случае первичные документы (акты, накладные и т.д.) покажут подлинность (прозрачность) бизнеса и финансовые учреждения не будут препятствовать и блокировать ваши счета.
Николай Кархут отметил, что первичные документы нужны всем ФЛП, если они планируют развивать свой бизнес, масштабироваться и получать значительный доход.
Также стоит отметить, что ФЛП на общей системе налогообложения не могут обойтись без первичных документов, поскольку размер их налогооблагаемого дохода напрямую зависит от суммы расходов, подтвержденных первичными документами.
То есть, если размер дохода, с которого необходимо платить налоги, меньше, то первичная документация отсутствует. В этом случае ФЛП платит 18% НДФЛ + 1,5% военный сбор +22% ЕСВ с суммы полученного дохода. Поэтому, как видим, ФЛП на общей системе налогообложения наличие первички просто необходимо.
Плательщики единого налога, которые выбрали первую, вторую или третью группу без НДС, ведут только учет доходов, а те, которые выбрали третью группу с НДС, еще и расходов. Но в этом случае размер расходов не уменьшает объект налогообложения. Первичка здесь нужна больше для определения налогового кредита.
Первичные документы отражают сумму полученного дохода в регистре произвольной формы. Большинство ФЛП, работающих на едином налоге, считают, что им первичка не нужна, потому что есть бухгалтерский регистр, который необходим для заполнения декларации.
Какие первичные документы нужно хранить
Хранение первичных документов зависит от того, в какой форме ФЛП получает доход.
Он может быть:
- наличный;
- безналичный.
В свою очередь доход может оформляться следующими первичными документами:
- товарным чеком оплаты товара;
- банковской выпиской с мокрой печатью;
- фискальным чеком кассового аппарата;
- квитанциями или актами по оплате услуг.
Если доход получается в безналичной форме и средства были перечислены на расчетный счет, то первичным документом будет выписка финансового или нефинансового учреждения, в котором открыт предпринимательский счет.
Если доход был получен по расчетному счету, то дополнительных платежных документов по получению дохода ФЛП не нужно выписывать. Достаточно будет наличия оригинала банковской выписки (при условии что в выписке четко прописаны все обязательные реквизиты и верно указаны назначения).
Когда выставляется счет для клиента, очень важно правильно указать назначение платежа. Также стоит помнить, что ФЛП должен иметь соответствующие КВЭД для получения дохода.
Если доход получается в наличной форме, то (начиная с 1 января 2022 года) для ФЛП второй и третьей группы подтверждающим документом о содержании дохода будет фискальный чек РРО, копия которого должна храниться в контрольной ленте.
В случае осуществления деятельности в сфере торговли плательщикам единого налога первой группы разрешено работать без РРО. Для них подтверждающим документом может быть копия товарного чека. Акты о предоставлении услуг (выполнении работ) или квитанции нужны в случае предоставления услуг.
Обратите внимание, что в первичных документах надо проверять, какой именно товар указывается как реализованный, и следить, чтобы не оказалось, что оприходуется один товар, а реализуется — другой.
Для ФЛП третьей группы, осуществляющих предоставление услуг контрагентам из других стран, первичным документом может служить инвойс, если он содержит все обязательные реквизиты первичного документа, определенные законодательством.
Минимальный срок хранения документов и информации, связанной с исчислением и уплатой налогов и сборов, установлен ст. 44 НКУ.
За нехранение первичных документов, на основании которых осуществлялся учет доходов, налагается штраф в соответствии с п. 121.1 НКУ
