Некоторые документы помогают организовать работу быстрее и качественнее. Одним из них является служебная записка, которая способствует оперативности принятия руководящих решений.
Что такое служебная записка
Служебная записка — документ, чаще всего используемый для внутреннего пользования внутри предприятий и организаций между сотрудниками.
Официально нет утвержденного единого образца записки, поэтому чаще всего ее пишут в произвольном формате. Однако есть единственное правило — соответствующий документ не пишут друг другу руководители равнозначных должностей.
Зачем нужна служебная записка
Такой документ необходим для коммуникации между сотрудниками одной организации. Он позволяет в сжатые сроки сообщить непосредственному руководителю о возникшей проблеме на предприятии, согласовать план действий в кризисной ситуации с коллегами, призвать шефа принять распоряжение или выделить премию самым ответственным работникам.
Служебная записка — это так называемая переписка внутри структурного подразделения. Некоторые организации сохраняют их для отчета о материальных расходах, однако такой документ необходимо подтвердить чеками или другими финансовыми отчетами.
Как пишется служебная записка
Каждое предприятие составляет свои образцы написания служебной записки, поскольку нет единого утвержденного формата этого документа.
Сотрудник может написать ее от руки, это не будет считаться ошибкой. Однако необходимо указать такие данные:
- получателя записки и его должность;
- суть проблемы;
- возможные способы ее решения (прошение, выделение средств или премии);
- адресата записки;
- дату написания.
Образец служебной записки
Например, как руководитель подразделения вы хотите премировать ответственного сотрудника за хорошую работу. Тогда вам нужно написать записку начальнику предприятия с просьбой выделить премию лучшему работнику.
В таком случае нужно коротко написать достижения сотрудника на занимаемой должности (значительное перевыполнение плана продаж, проявление креатива и организация прибыльной рекламной кампании, повышение продуктивности, ответственность и другое).
Или вы можете написать записку главному бухгалтеру с просьбой выделить денежные средства на необходимые канцелярские принадлежности, форму, ремонт рабочих помещений, финансирование промокампании или другое.
Тогда нужно охарактеризовать, что именно нужно для продуктивной работы предприятия, указать необходимую сумму, адресата и должность, дату написания и оставить свою подпись на документе.