Чи потрібно при прийнятті на роботу надавати паперову трудову книжку: що каже закон
Трудова книжка десятиліттями була головним документом, що підтверджував стаж і трудову діяльність громадян України. Однак із переходом держави до цифрових рішень відбулася масштабна реформа обліку праці. Відтепер уся інформація про роботу, посади та страховий стаж зберігається в електронному форматі.
Чи потрібно при прийнятті на роботу надавати паперову трудову книжку, читайте в нашому матеріалі.
Чи потрібно при прийнятті на роботу надавати паперову трудову книжку у 2025 році
З 2021 року трудові книжки втратили статус обов’язкового документа. Нині облік трудової діяльності працівників ведеться в електронному форматі — у реєстрі застрахованих осіб.
Тож при працевлаштуванні працівник не зобов’язаний подавати трудову книжку. Замість неї можна надати витяг з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Його можна отримати через Портал Дія або на сайті Пенсійного фонду.
Чи обов’язково при працевлаштуванні мати паперову трудову книжку
Згідно з частиною 2 статті 24 Кодексу законів про працю України, під час укладення трудового договору працівник повинен надати документ, що посвідчує особу (паспорт або інший), а також один із документів, які підтверджують трудову діяльність — трудову книжку (якщо вона є) або відомості про трудову діяльність із реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
У разі потреби закон також вимагає подання документа про освіту, медичної довідки, військово-облікового документа чи інших підтверджень, передбачених законодавством.
Таким чином, працівник при працевлаштуванні обирає, який саме документ надати:
- трудову книжку;
- електронні відомості.
Роботодавець, своєю чергою, зобов’язаний прийняти той документ, який надає кандидат, і не має права вимагати інший.
Як отримати дублікат трудової книжки, якщо вона загублена
Працівник, який втратив трудову книжку, має одразу повідомити про це роботодавця за місцем останньої роботи.
Роботодавець зобов’язаний протягом 15 днів (або пізніше — у разі складнощів) видати нову книжку з позначкою Дублікат у правому верхньому кутку титульної сторінки.
Якщо особа вже працювала до цього на інших підприємствах, у розділ Відомості про роботу вноситься запис про загальний трудовий стаж, підтверджений відповідними документами.
Чи потрібна паперова трудова книжка при прийнятті на роботу, якщо вона втрачена
Ні, не потрібна. Ба більше, можна отримати дублікат на новому місці роботи. Відповідно до п. 5.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, дублікат може бути видано, якщо доступ до оригіналу втрачено через надзвичайну ситуацію або проведення АТО в регіоні, де працювала особа.
У такому випадку дублікат видається за заявою працівника та письмовою довідкою зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації або з Антитерористичного центру при СБУ про факт таких подій.
Інструкція не містить окремих норм щодо відновлення трудових книжок, втрачених у зоні бойових дій. Тому, якщо через війну неможливо зібрати документи для відновлення чи отримання дубліката, працівникам рекомендується діяти за аналогією до п. 5.6 Інструкції — тобто звертатися за видачею дубліката за новим місцем роботи.
