Чи можливе оцифрування трудової книжки роботодавцем та як це зробити
В Україні триває перехід від паперових трудових книжок до електронного формату. Кінцевий строк, до якого необхідно передати відомості – 10 червня 2026 року. Саме до цієї дати дані з паперової трудової книжки мають з’явитися в електронній системі Пенсійного фонду.
Чи можливе оцифрування трудової книжки роботодавцем, читайте в нашому матеріалі.
Чи може роботодавець оцифрувати трудову книжку
На практиці часто виникає питання, чи може роботодавець оцифрувати трудову книжку працівника. Законодавство дозволяє це робити, але прямого обов’язку для роботодавця немає.
Відомості про трудову діяльність можуть подаватися як самим працівником, так і страхувальником або його представником через вебпортал ПФУ.
Отже, оцифрування трудової книжки роботодавцем в Україні є можливим. Це означає, що роботодавець має право допомогти працівникам із передачею даних, але не зобов’язаний робити.
Чи потрібна згода працівника на сканування трудової книжки
Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, для її сканування достатньо усного звернення до роботодавця. Якщо ж книжка перебуває на підприємстві, її оцифрування відбувається в межах звичайної кадрової роботи.
Окрему заяву чи письмову згоду на обробку персональних даних оформлювати не потрібно.
Як відбувається оцифрування трудової книжки роботодавцем через ПФУ
Для передачі сканкопій роботодавець входить до кабінету страхувальника з використанням кваліфікованого електронного підпису. Дозволено використовувати підпис керівника або відповідального працівника кадрової служби.
У розділі комунікацій з ПФУ обирається сервіс для подання відомостей про трудову діяльність. Після заповнення даних працівника завантажуються файли, документи підписуються електронним підписом і надсилаються на опрацювання.
Статус виконано означає, що інформацію прийнято, але повідомлення із зауваженнями варто перевірити додатково.
Як працівнику самостійно подати скани трудової книжки
Працівник може не чекати роботодавця й подати дані самостійно. Для цього потрібно увійти в особистий кабінет на вебпорталі ПФУ з електронним підписом, заповнити необхідні поля та завантажити кольорові сканкопії сторінок трудової книжки. Деталі тут.
Після підписання заяви результат її розгляду можна відстежувати в розділі звернень.
Як перевірити, чи вже оцифрована трудова книжка
Перевірка доступна безпосередньо в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду. Вся інформація про трудову діяльність відображається в розділі електронної трудової книжки.
Там можна побачити як відцифровані дані, так і самі сканкопії паперової книжки, якщо вони були подані раніше.
