Скільки зберігати документи після закриття ФОП: що передбачає Податковий кодекс
Закриття ФОП не означає, що можна одразу позбутися всіх документів, які накопичилися за роки роботи. Податкові документи можуть знадобитися і після припинення підприємницької діяльності, зокрема, якщо виникнуть питання під час перевірки.
Факти ICTV дізнавалися, скільки зберігати документи після закриття ФОП, які саме папери потрібно залишити та коли починається відлік строку.
Скільки років ФОП повинен зберігати документи після його закриття
Як пояснили в Державній податковій службі України, обов’язок зберігати документи встановлений у Податковому кодексі України. Платник податків повинен забезпечувати збереження документів, пов’язаних із виконанням податкових обов’язків, протягом установлених законом строків.
Основні строки визначені пунктом 44.3 статті 44 ПКУ.
Для ФОП є кілька категорій документів, від яких залежать терміни зберігання:
- 1 095 днів (три роки) для документів, на які не поширюються довші строки, передбачені підпунктами 44.3.1 та 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 ПКУ;
- 1 825 днів (п’ять років) для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, у випадках, визначених підпунктом 44.3.2 пункту 44.3 статті 44 ПКУ;
- 2 555 днів (сім років) для окремих документів та інформації, необхідних для податкового контролю у сфері трансфертного ціноутворення, контрольованих іноземних компаній та окремих доходів нерезидентів відповідно до підпункту 44.3.1 пункту 44.3 статті 44 ПКУ.
Тобто універсальної відповіді щодо строків зберігання документів ФОП немає. Строк залежить від того, про які саме документи йдеться.
Коли починається відлік
Згідно з ПКУ, строк зберігання документів рахується не просто від дати їхнього створення.
Для документів, які використовувалися для складання податкової звітності, відлік починається з дня подання відповідної звітності. Якщо звітність не подавалася, то з граничного строку її подання.
Для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким здійснюють податкові органи, відлік ведеться від дня відповідної господарської операції.
Тому, наприклад, документ, складений кілька років тому, не обов’язково вже можна знищувати. Потрібно дивитися, для якої звітності він використовувався і коли вона була подана.
Скільки часу зберігати документи після закриття ФОП
Абзац третій підпункту 44.3.4 пункту 44.3 статті 44 ПКУ передбачає, що у разі ліквідації платника податків документи за період його діяльності за останні 1 825 днів, тобто п’ять років, що передували даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Для окремих документів передбачений семирічний строк.
Отже, після закриття ФОП не можна викинути документи. Частина документації має зберігатися та в передбачених законом випадках передаватися до архіву.
Чому документи можуть знадобитися навіть через п’ять років
Податковий кодекс передбачає, що строки зберігання документів продовжуються на період, коли зупиняється перебіг строку давності у випадках, визначених пунктом 102.3 статті 102 ПКУ.
Крім того, під час воєнного стану діють спеціальні правила, встановлені пунктом 69 підрозділу 10 розділу ХХ Перехідні положення ПКУ.
Зокрема, підпункт 69.36 пункту 69 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ передбачає зупинення відліку строку давності щодо окремих документальних планових та позапланових перевірок, які не проводяться відповідно до визначених законом норм.
Саме тому виникає ситуація, коли звичайний строк зберігання документів уже минув, але ФОП не варто поспішати їх знищувати, якщо податкова перевірка за відповідний період не проводилася.
Отже, сам факт припинення підприємницької діяльності не скасовує необхідності зберігати документи за період, коли ФОП працював.
Особливо це стосується первинних документів, які підтверджують здійснення господарських операцій, доходи, витрати та інші операції, що мають значення для оподаткування.
Скільки зберігати первинні документи ФОП
За загальним правилом для відповідних первинних документів застосовуються строки, визначені пунктом 44.3 статті 44 ПКУ. Для окремих категорій це три роки, для інших — п’ять або сім років.
Але якщо документальна перевірка не проводилася, ДПСУ звертає увагу на необхідність зберігати первинні документи понад базовий строк, зокрема більше п’яти років, оскільки після початку перевірки платник повинен надати всі документи, пов’язані з її предметом.
Що варто зробити ФОП перед закриттям
Перед припиненням діяльності підприємцю варто не просто закрити рахунок і подати документи на припинення ФОП, а й окремо впорядкувати документацію.
Зокрема, варто зібрати первинні документи, податкову та іншу звітність, документи щодо господарських операцій і підтвердження сплати податків. Документи краще розкласти за роками та окремими категоріями, щоб у разі запиту не довелося шукати потрібний документ серед великої кількості файлів.
Закриття ФОП не означає припинення обов’язку щодо зберігання його документів. Мінімальний строк може становити 1 095 днів, але для окремих документів він збільшується до 1 825 або 2 555 днів, а за певних обставин документи доведеться зберігати й довше.
