Возможна ли оцифровка трудовой книжки работодателем и как это сделать
В Украине продолжается переход от бумажных трудовых книжек к электронному формату. Конечный срок, до которого необходимо передать сведения — 10 июня 2026 года. Именно к этой дате данные из бумажной трудовой книжки должны появиться в электронной системе Пенсионного фонда.
Возможна ли оцифровка трудовой книжки работодателем, читайте в нашем материале.
Может ли работодатель оцифровать трудовую книжку
На практике часто возникает вопрос, может ли работодатель оцифровать трудовую книжку работника. Законодательство позволяет это делать, но прямой обязанности для работодателя нет.
Сведения о трудовой деятельности могут подаваться как самим работником, так и страхователем или его представителем через веб-портал ПФУ.
Итак, оцифровка трудовой книжки работодателем в Украине возможна. Это означает, что работодатель имеет право помочь работникам с передачей данных, но не обязан это делать.
Требуется ли согласие работника на сканирование трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка хранится у работника, для ее сканирования достаточно устного обращения к работодателю. Если же книжка находится на предприятии, ее оцифровка происходит в рамках обычной кадровой работы.
Отдельное заявление или письменное согласие на обработку персональных данных оформлять не нужно.
Как происходит оцифровка трудовой книжки работодателем через ПФУ
Для передачи сканокпий работодатель входит в кабинет страхователя с использованием квалифицированной электронной подписи. Разрешено использовать подпись руководителя или ответственного работника кадровой службы.
В разделе коммуникаций с ПФУ выбирается сервис для подачи сведений о трудовой деятельности. После заполнения данных работника загружаются файлы, документы подписываются электронной подписью и отправляются на обработку.
Статус Выполнено означает, что информация принята, но сообщение с замечаниями следует проверить дополнительно.
Как работнику самостоятельно подать сканы трудовой книжки
Работник может не ждать работодателя и подать данные самостоятельно. Для этого нужно войти в личный кабинет на веб-портале ПФУ с электронной подписью, заполнить необходимые поля и загрузить цветные сканкопии страниц трудовой книжки. Детали здесь.
После подписания заявления результат его рассмотрения можно отслеживать в разделе обращений.
Как проверить, оцифрована ли уже трудовая книжка
Проверка доступна непосредственно в личном кабинете на веб-портале Пенсионного фонда. Вся информация о трудовой деятельности отображается в разделе электронной трудовой книжки.
Там можно увидеть как оцифрованные данные, так и сами скан-копии бумажной книжки, если они были поданы ранее.
