Обхідний лист студента: як уникнути проблем при отриманні диплома
Після завершення навчання кожен студент стикається з процедурою здачі обхідного листа. Це важливий етап перед отриманням документів про освіту, адже він підтверджує, що у випускника немає заборгованостей перед університетом.
У цьому матеріалі ми розібралися, що таке обхідний лист студента, які існують форми його оформлення та як правильно пройти всі етапи цього процесу.
Обхідний лист студента: що це
Обхідний лист студента – це документ у навчальному закладі, який підтверджує, що студент відвідав або погодив питання з різними підрозділами університету чи коледжу перед закінченням навчального семестру або перед відрахуванням/переведенням.
Обхідний лист студента: порядок оформлення
Єдиної державної норми, наказу чи постанови Міністерства освіти і науки України, яка б регламентувала оформлення обхідного листа для всіх вишів, не існує.
Це внутрішній документ конкретного навчального закладу, і кожен університет самостійно визначає форму обхідного листа, перелік підрозділів і структурних відділів, які студент має “обійти”, строки подання та підписання, а також правила здачі обхідного листа — паперовий чи електронний варіант.
Через це порядок оформлення обхідного листа студента може суттєво відрізнятися навіть у вишах одного міста, адже в одному університеті можуть вимагати підпис у бібліотеці, медпункті та бухгалтерії, в іншому, лише в деканаті та бухгалтерії.
У деяких закладах вищої освіти існує затверджена наказом цього закладу форма обхідного листа, відповідно до якої здійснюється обхід студентом усіх необхідних підрозділів.
Водночас, є й такі заклади, де обхідний лист можна оформити в електронному вигляді. У такому випадку студент відвідує всі зазначені підрозділи, а керівники цих підрозділів ставлять електронну відмітку про те, що у студента немає заборгованості.
Зазвичай він потрібен для того, щоб адміністрація переконалася, що студент:
- Не має заборгованостей за навчання, гуртожиток, бібліотеку чи їдальню;
- Здав усі документи та ключі (якщо користувався аудиторіями, лабораторіями, гуртожитком);
- Вирішив організаційні питання в деканаті, бухгалтерії, бібліотеці, медпункті тощо.
На практиці студент обходить відповідні кабінети/підрозділи, де кожен ставить свій підпис у листі. Після цього обхідний лист здають у деканат. Це підтвердження, що студент виконав усі формальні зобов’язання перед закладом.
Наприклад, у Дніпровському національному університеті імені Олеся Гончара у 2024 року був затверджений Наказ №114, про введення в дію Порядку оформлення обхідного листа. Зокрема, у цьому порядку зазначається, що обхідний лист – це документ, який підтверджує відсутність матеріальної заборгованості випускника або відрахованого здобувача освіти та припинення прав користування ресурсами університету. Схожі накази є і в інших університетах.
Окрім того, обхідний лист студента при відрахуванні є підставою для видачі та отримання документів про освіту, на підставі яких здійснювався вступ до навчального закладу. У даному випадку йдеться про атестат, диплом та додатки до них. Тобто, якщо студент не зможе надати оформлений обхідний лист, йому можуть не видати документи після закінчення навчання, зокрема диплом та додаток до нього.
Обхідний лист студента: як отримати
Щоб оформити обхідний лист, студент має:
- звернутися до деканату свого факультету або інституту,
- подати заяву на його видачу.
Після цього потрібно пройти всі зазначені підрозділи університету (наприклад, бібліотеку, гуртожиток, медичний пункт) для отримання відміток про відсутність заборгованостей, повернути заповнений обхідний лист до деканату.
Зазвичай в обхідному листі вказується ім’я, прізвище та по батькові випускника або відрахованого здобувача освіти, курс, форма навчання та факультет. Студент, який навчався за кошти фізичних або юридичних осіб, повинен отримати позначку у договірному відділі. Якщо у здобувача освіти є заборгованість за оплату освітніх послуг, він має її погасити та надати відповідну квитанцію до договірного відділу.
Окрім того, необхідно повернути всі матеріальні цінності університету, які були видані здобувачеві під час навчання, а також погасити у повному обсязі заборгованість за проживання у гуртожитку та отримати відповідну позначку у бухгалтерії про відсутність заборгованості.
Після того, як здобувач освіти надасть підписаний обхідний лист до деканату або факультету, відповідальна особа перевіряє документ та ставить відповідний штамп.
Чи можна отримати диплом без обхідного листа
Юрист Владислав Дерій на порталі Юристи.ua, зазначив, що документи про вищу освіту, включно з дублікатами, видаються випускникам або їх уповноваженим представникам відповідно до чинного законодавства.
Видача таких документів здійснюється на підставі наказу керівника закладу освіти і фіксується в журналі реєстрації виданих документів: підписами особи, яка видала документ, та особи, яка його отримала.
Відповідальна особа закладу вносить інформацію про видачу документа в Єдину державну електронну базу з питань освіти (ЄДЕБО) протягом п’яти робочих днів від дати, зазначеної в документі.
Якщо документ не було видано вчасно з незалежних від закладу причин, внесення даних у ЄДЕБО здійснюється протягом п’яти робочих днів від фактичної дати його отримання.
Обхідний лист є внутрішнім документом університету, який підтверджує відсутність у випускника заборгованостей перед різними службами закладу.
Юрист наголосив, що законодавство не передбачає обов’язкову наявність обхідного листа для отримання диплома, проте відповідні вимоги можуть встановлюватися внутрішніми положеннями ВНЗ.
Тобто, якщо студент підписав угоду чи договір з університетом, де погоджується дотримуватися цих правил, без обхідного листа йому можуть відмовити у видачі диплома.
